WWF-Brasil tem a missão de contribuir para que a sociedade brasileira conserve a natureza, harmonizando a atividade humana com a conservação da biodiversidade e o uso racional de recursos naturais, beneficiando os cidadãos de hoje e de amanhã. Sua atuação passa por Amazônia, Cerrado, Mata Atlântica, Pantanal e ecossistemas marinhos da costa brasileira.
O WWF-Brasil é uma organização não governamental brasileira e sem fins lucrativos que atua de maneira independente no país desde a sua criação em 1996. É parte da Rede WWF, a maior organização de conservação do mundo e com atuação em mais de cem países.
A gestão de seus 90 projetos era realizada por meio de uma metodologia estabelecida, porém a organização buscava mais eficiência no desenvolvimento de seus projetos, assim como mais transparência, confiança, maior capacidade de execução, acompanhamento de informações em tempo real (interna e externamente), além de visibilidade para essa estrutura e para o portfólio do Escritório de Projetos.
“Estamos em uma jornada de nos transformar em uma organização mais digital, com times mais ágeis e multidisciplinares. Para almejar essa ambição, era importante aprimorar a parte tecnológica com a implantação de uma plataforma robusta com informações disponíveis e em tempo real para todo o time, contribuindo para tomada de decisão mais analítica e assertiva.”, explica Danuzia Lima, gerente de TI do WWF-Brasil.
Para lidar com essa tarefa desafiadora, a organização escolheu a Microsoft, com apoio da empresa parceira OnChange em todo o processo de implementação. Entre os diferenciais oferecidos estão as ferramentas low code e o empoderamento que a tecnologia traz para os usuários em termos de informação, construção de aplicações, colaboração e construção coletiva.
Além disso, o WWF-Brasil já conhecia o suporte da Microsoft, pois é membro do programa global de doações de licenças para organizações sem fins lucrativos: o TechSoup. “Essa linha de atuação com filantropia viabilizou a implementação do projeto ao mesmo tempo que contribuiu para a nossa evolução tecnológica.””, continua Danuzia.
De acordo com Alisson Scalco, sócio da OnChange, as soluções low code e o arcabouço tecnológico proporcionado pelo Microsoft 365 apresentavam um caminho interessante e muito prático para a evolução.
“Construímos uma plataforma grande, temos desde o pilar estratégico da organização, todo o processo de planejamento da estratégia, execução, monitoramento e, com base em todos esses pilares, temos os relatórios”, conta.
A solução implementada utiliza o Microsoft Dataverse como repositório de dados, o Microsoft Power Apps faz a interface com os usuários, o Microsoft Teams integra equipes e projetos, e o Microsoft SharePoint armazena arquivos. O Power Automate é utilizado para alertas e integrações com Project Online e Totvs Protheus, o Microsoft Project Online para repositório de cronogramas e o Microsoft Power BI consolida as informações e entrega relatórios estratégicos para a organização.
O projeto foi implementado em nove meses, levando em conta estratégia, planejamento e execução, e foi realizado com a operação funcionando por meio de um modelo rápido de entrega com reuniões de imersão, desenvolvimento e ajustes. Treinamentos também já ocorreram em circunstâncias reais.
“O low code deu essa velocidade para a implementação, com custo de investimento menor do que um software convencional. Trocamos o pneu com o carro andando, a ferramenta é intuitiva, e a interação dos usuários com a ferramenta foi rápida”, complementa Alisson.
Para início de conversa, a Gestão de Projetos teve um retorno imediato com a otimização de seus custos, indo de 5% do orçamento para 4% e atualmente atingiu 3,5% – O que gerou uma economia bem maior que o investimento já nos 2 primeiros anos.
Em termos de projeto, a organização construiu uma visão integrada da estratégia atrelada à transparência via dashboards customizados para doadores, o que trouxe mais confiança nas relações e consequentemente incremento de recursos irrestritos. Esses, por sua vez, foram chave para alavancagem de 4 vezes o valor recebido. Além disso, a execução dos projetos acompanhada em tempo real tem permitido mudanças ágeis durante o percurso, o que gera uma performance financeira anual excelente entorno de 100%. As lições aprendidas registradas são fundamentais para eficiência de novos projetos.
“Um dos grandes benefícios dessa ferramenta é trazer toda informação necessária para o planejamento financeiro da organização”, avalia Alessandra Utiyama, CFO do WWF-Brasil. “Com os dados dessa ferramenta, conseguimos estimar a receita financeira do mês, do ano, garantindo uma maior acuracidade dos resultados, possibilitando tomar decisões mais assertivas e direcionando as ações necessárias, como captação de recursos, contratação de pessoas, realocação de recursos entre projetos”, complementa.
A transparência total da estratégia para equipe interna, conselho e doadores vem com o aumento da efetividade no alcance dos resultados, com um pipeline atualizado em tempo real, o que gera uma previsibilidade de recursos em um horizonte de pelo menos 5 anos, com a análise de lacunas.
A capacidade de execução orçamentária vem crescendo a cada ano. Desde 2020, logo após a conclusão do primeiro investimento no Escritorio de Projetos, o WWF-Brasil aumentou sua capacidade de execução em quase 50%.
“Nos tornamos uma referência em Gestão de Projetos, em uma rede com mais de cem países, e compartilhamos conhecimento com vários escritórios da rede WWF, como Alemanha, Chile, Colômbia, Holanda, Moçambique, Myanmar, e Reino Unido”, afirma Cristiano Cegana, gerente do escritório de projetos do WWF-Brasil. “Internamente, também percebemos os resultados positivos do projeto com processos ajustados, padronizados e total transparência, o que contribuiu para o engajamento do nosso time”, acrescenta.
O WWF-Brasil conseguiu implementar uma solução tecnológica que elevou o potencial de seus projetos, atingindo diversos aspectos de seu trabalho internamente e ainda a aproxima da sociedade civil e de seus doadores com uma plataforma que oferece atualizações constantes.
“Nosso objetivo é dar suporte aos times de projeto para que alcancem melhores resultados e impactos, de forma eficiente. A transparência, a agilidade, o monitoramento em tempo real e o uso inteligente na alocação de recursos contribuíram para que isso acontecesse.”, explica Cristiano.
A organização tem agora, com a tecnologia, um grande empoderamento para seu trabalho de conservação da natureza em todo o território brasileiro.